名簿管理規定

第1条
目的
この規定は、湖風会会則の定めにより、「個人情報保護方針」に基づき、会員の個人情
報の管理について定め、その管理が適正に行われるようにすることを目的とする。
第2条
名簿管理委員会
  1. 本会に名簿管理委員会を設置する。
  2. 名簿管理委員は役員会の議決により、役員の中から若干名を選任する。
  3. 名簿管理委員は委員会を組織し、名簿の管理、運用に関する活動にあたる。
第3条
個人情報保護方針の厳守
個人情報の項目、利用目的、収集方法等については「個人情報保護方針」を厳守する。
第4条
個人情報の利用
  1. 会員は平等に名簿の利用ができる。( 会員以外の第三者は原則利用できない。)
  2. 名簿利用者は所定の申請用紙にて、利用目的、対象者、情報項目等を明確にし、
    事務局に申請する。
  3. 申請審査は次の事項を確認する。
    1. イ) 申請者の会員確認
    2. ロ) 利用目的の確認( 不明瞭の場合は役員会にて審査する。 )
  4. 対象名簿は書面にて発行する。電子媒体での提供は原則しない。
第5条
個人情報の管理
  1. 情報の正確性、信頼性の維持向上に努めるため、次の活動をする。
    1. イ) 定期的に全会員に情報確認作業を行う。同時に個人情報の利用目的の承認を確認する。
    2. ロ) 情報収集活動を行う。( 但し、最終的には本人確認を行う。)
  2. 安全管理

    個人情報の漏洩、紛失、悪用、改ざん等を防止するため、次の制約を行う。
    1. イ) 個人情報は専用パソコンとし、インターネットと接続しない。
    2. ロ) 個人情報のデータ操作は原則として事務局員が行う。
    3. ハ) 個人情報は書面、紙媒体で提供する。
    4. ニ) 電子媒体での情報提供は原則禁止。必要の場合は役員会の承認を得る。
    5. ホ) 事務局員(アルバイトも含む)、委託業者には機密保持契約を結んだ上委託する。
第6条
罰則
本会役員、名簿管理委員、事務局員等、個人情報に関わった者による個人情報の漏洩が発覚した場合は本会は当該者の役職、職務を剥奪もしくは解雇し、法的措置を講じることができる。
第7条
改訂
この規定は本会役員会において改訂できる。

付則

  1. この規定は、平成23年1月29日から施行する。
  2. 本会の会務の遂行に必要な役員、委員、評議員等の名簿に関しては会員名簿とは別に作成し、役員会、委員会、評議会等のみ使用可能とし、個人情報関連とは別とする。

個人情報開示申請書

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